Réformes relatives à la passation des marchés publics

De la professionnalisation du métier de la commande publique, à la numérisation, passant par la réglementation législative, le cadre de la passation des marchés au public au Togo est en constant assainissement. Plusieurs réformes ont été implémentées pour améliorer la matière au grand bénéfice du secteur privé, moteur du Plan national de développement.

Plateforme électronique pour la publication des informations relatives à la passation des marchés publics

Il est créé depuis 2007 une plateforme électronique spécifiquement dédiée aux marchés publics. Les dossiers type, les statistiques, les rapports d'activités et des audits relatifs aux marchés publics, y sont publiés dessus.

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Réglementation (par voie de textes règlementaires) de la passation des marchés publics pour plus de célérité

Il est fixé par DECRET N° 2019-097/PR du 08 juillet 2019 un code d’éthique et de déontologie dans la commande publique, ce, pour répondre aux attentes du secteur privé.

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Normes juridiques prenant en compte les spécifications techniques   dans la détermination du cout et la durée du contrat de marchés publics.

La réglementation prévoit des paramètres généraux d’identification des besoins, de définition des spécifications techniques et d’estimation des marchés permettant d’en déterminer la durée et le coût.

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Existence d’une allocation budgétaire spécifique au projet à réaliser avant l’ouverture de l’appel d’offre par la Ministère des infrastructures et des transports.

Une allocation budgétaire est mise en place pour tout lancement d’appel d’offre à soumettre, en ce qui concerne les marchés publics.

L'appel d'offre ouvert est la méthode par défaut utilisée au Togo

La méthode d’appel d’offre ouvert est la méthode fréquemment utilisée pour la passation des marchés publics d’un seuil équivalent à 2,5 milliard de francs CFA et ceci conformément aux dispositions en vigueur.

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Possibilité de recours à la pré-qualification compte tenu de l’importance des certains marchés publics

Le Ministère des infrastructures et des transports peut obliger les soumissionnaires à participer à un processus de pré-qualification compte tenu de l’importance d’un marché public avant toute soumission d’offre.

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Existence de cadre juridique définissant les situations dans lesquelles chaque méthode de passation des marchés doit être utilisée.

Il existe des dispositions du code des marchés publics qui définissent les situations dans lesquelles chaque méthode de passation des marchés doit être opérée.

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Existence de normes juridiques interdisant la division ou le fractionnement des contrats pour contourner les seuils d'appel d'offres ouvert.

Le code de passation des marchés publics interdit la division des contrats pour contourner les seuils d’appel d’offres ouvert. Des sanctions sont prévues pour tout contrevenant.

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Mis à la disposition du public des documents relatifs aux marchés publics conformément aux dispositions en vigueur.

Il s’agit de:

- Plans de passation des marchés publics (Article 14 du code des marchés publics)

 -Avis d'appel d'offres (Article 13 alinéa 2 de la loi n° 2009-013 relative aux marchés publics)

 -Documents d'appel d'offres (Art 43 du code des marchés publics)

-Décisions d'attribution (Article 70 al. 2 du code des marchés publics)

-Documents / contrats types (voir le dernier lien)

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Existence de dispositions légales fixant le délai minimum entre la publication de l'avis d'appel d'offres et la date limite de soumission.

Le code de passation des marchés publics a prévu un délai minimum de 30 jours entre la publication de l'avis d'appel d'offres et la date limite de soumission.

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Existence de disposition légale établissant le contenu minimal de l'avis d'appel d'offres et des documents d'appel d'offres.

Le dossier d'appel d'offres comprend notamment:

 -avis d'appel d'offres (AAO) rédigé en français ;

-le cahier des clauses administratives générales

-le règlement particulier de l'appel d'offres

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Dépôt de garantie d’offre  demandée aux soumissionnaires des marchés publics.

En vue d’assurer une bonne exécution des marchés publics, les offres du soumissionnaire doit comprendre une garantie d’offre requise sous forme de garantie bancaire ou de cautionnement.

Dans le détail, si une garantie d’offre n’est pas exigée par le cadre réglementaire l’administration ne le demande pas.

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Dispositions légales fixant le délai limite du processus d’ouverture d’offres de soumission de marchés publics

Le processus d’ouverture des offres est de zéro (0) jours car il n’induit pas de délai supplémentaire à celui des 30 jours fixés pour le dépôt des offres.

Plus dans le détail, l’ouverture se fait en même temps en présence des prestataires le dernier jour dudit dépôt c’est à dire au plus tard à la date et à l'heure fixée dans le dossier d'appel d'offres comme date limite de réception des offres.

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Base légale fixant une période d'arrêt ou de pause entre l'avis public d'attribution et la signature du contrat pour permettre toute contestation

Il est permis aux soumissionnaires non retenus de contester la décision d'attribution. Les autorités contractantes observent un délai minimum de quinze (15) jours ouvrables avant de procéder à la signature du marché et le soumettre à l’approbation des autorités compétentes.

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Disposition réglementaire déterminant les caractéristiques de la commission de sélection (évaluation) des dossiers de soumission d’appel d’offre

 Cette commission est composée de cinq (5) membres permanents désignés par l'autorité contractante sur la base de critères d’intégrité morale, de qualification et d'expérience dans les domaines juridique, technique et économique des marchés publics et délégation de service public.

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Obligation du respect du code de bonne conduite ou d'éthique par les agents du Ministère des infrastructures et des transports

Les agents du Ministère des infrastructures et des transports sont soumis aux dispositions législatives et réglementaires prohibant les pratiques frauduleuses et les conflits d’intérêts dans la passation des marchés ou délégations de service public. En plus, le décret n° 2019- 097 du 08 juillet 2019 portant code d’éthique et de déontologie dans la commande publique fait obligation aux agents publics en général du respect des règles d’éthique sous peine de sanctions disciplinaires.

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Attribution des marchés publics sur la base de critères objectifs

Il s’agit des critères d’ordre technique, financier, économique et qualitatif. L’autorité contractante pour des raisons de transparence ne peut se permettre de mettre en place à sa discrétion des critères d’évaluation.

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Cadre juridique exigeant que tous les critères d'évaluation non liés aux prix soient objectifs et quantifiables

Le code de passation des marchés publics exige que les critères d'évaluation non forcement liés au coût tels que la rentabilité, la qualité, la valeur technique et fonctionnelle soient objectifs en rapport avec l'objet du marché, quantifiables et exprimés en termes monétaires, qu'il soit ou non financé sur le budget national.

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Obligation de communication par écrit à tout soumissionnaire les motifs d’exclusion ou de rejet de son offre avant l’attribution

L'autorité contractante doit communiquer par écrit à tout soumissionnaire exclu ou perdant avant l’attribution les motifs du rejet de son offre.

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Obligation pour le titulaire du marché de fournir une garantie de bonne exécution.

Lorsque la nature, l'importance et le délai d'exécution du marché le requièrent, tout titulaire de marché est tenu de fournir une garantie de bonne exécution.

Toutefois, les titulaires des marchés de prestations intellectuelles ne sont pas soumis à cette obligation.

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Encadrement juridique des aspects de gestion des marchés publics

Le cadre juridique régule les aspects suivants de gestion des marchés publics:

-la renégociation (Les stipulations relatives au montant d'un marché public ne peuvent être modifiées que par voie d'avenant et dans la limite de vingt (20) pour cent de la valeur totale du marché de base.)

- Ordre de service ou ajustements de prix (Les ordres de services relatifs aux prix, aux délais et aux programmes constituent des actes contractuels de gestion d'un marché et ne peuvent être émis que dans certaines conditions)

- les travaux additionnels (La variation dans la quantité des prestations s'effectuera dans les conditions définies par le cahier des clauses administratives générales).

Existence d’un pourcentage d'augmentation des prix en dessous duquel le Ministère des infrastructures et des transports n'est pas tenue de fournir un motif de renégociation

En cas de dépassement du montant du marché dans une proportion d'au plus égale à dix (10) pour cent, les modifications du marché peuvent être apportées par ordre de service et régularisées par voie d'avenant. En d’autres termes, en dessous de dix (10) pour cent les modifications du marché peuvent être apportées sans que le Ministère des infrastructures et des transports soit tenue de fournir un motif de renégociation.

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Limitation du montant total de l’avance accordée au titulaire du marché pour le démarrage des travaux

En raison des opérations préparatoires à l'exécution des travaux, le montant total des avances que le ministère des infrastructures et des transports peut accorder au titre d'un marché déterminé ne peut en aucun cas excéder vingt (20) pour cent du montant du marché initial pour les fournitures et autres services.

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Limitation du délai maximum de paiement des acomptes et solde à compter du dépôt de la facture du titulaire du marché

Le délai de paiement figurant dans le code des marchés publics de 2009 est de 60 jours au maximum si l’entreprise est en règle avec l’arrêté N°077/MEF/SG/DGTCP du Ministère de l’Economie et des Finances pris le 29 avril 2011. Il fixe le délai maximum d'ordonnancement et de paiement des factures à 30 jours auquel il faut ajouter le délai de traitement de 7 jours au niveau de l'Autorité Contractante avant transmission au MEF soit au total un délai de traitement de 37 jours.

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Droit de réclamation des intérêts au bénéfice du titulaire du marché pour retards de paiement de facture dans les délais légaux

Le retard de paiement ou de libération d'une caution dans les délais fixés par le cahier des clauses administratives particulières, ouvre et fait courir de plein droit au bénéfice du titulaire du marché, des intérêts moratoires calculés depuis le jour suivant l'expiration desdits délais, jusqu'au jour du règlement du titre de paiement par le comptable assignataire de la dépense

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Protocoles réglementant les inspections sur la qualité des travaux

L’inspection de l'exécution des marchés publics est assurée, soit :

- par l'autorité contractante selon les modalités précisées dans les cahiers des clauses administratives générales,

-l'auditeur indépendant

-tout autre organe administratif compétent prévu par les lois et règlements en vigueur.

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Tableau récapitulatif des délais de traitement des dossiers de marches publics dans la pratique

1. Phase de soumission

Tableau récapitulatif des délais de traitement des dossiers de marches publics dans la pratique

2-Phase de gestion de contrat

Quelques précisions sur certains délais de traitement des dossiers de marchés publics dans la pratique

1. Délai d’ouverture des offres: la date d’ouverture est le dernier jour de dépôt des offres, c’est-à-dire zéro (0) jour. Aucune autre date n’est fixée pour l’ouverture des offres. Elle se fait systématique à la date fixée pour la clôture des offres. La période de l’ouverture est obligatoirement intégrée dans la phase de soumission des offres.
2. Délai de paiement des travaux réalisés: les délais de paiements sont de trente-sept (37) jours au maximum, et ces délais sont respectés. Selon le cas d’étude de la Banque les marchés sont financés sur ressource interne; et dans le cadre du Programme FEC avec le FMI, les accumulations d’arriérés sont proscrites surtout pour les montants faibles, ce qui explique le paiement rapide des dettes intérieures. Les délais règlements sont respectés dans le paiement de la dette intérieure.
3. Délai le paiement d’obtention de la dette permis intérieure ou autorisations d'autres agences avant le commencement des travaux: ce délai est de quinze (15) jours. En effet, pour ce type de cas de la banque mondiale, les entreprises disposent déjà des attestations avant l’attribution des marchés. Une fois, le marché attribué, les attestations d’autorisation ne peuvent en aucun cas, retarder le début des travaux. Les charges relatives aux travaux, l’électricité, de connexion internet ou de tuyau d’eau sont intégrés dans les charges du marché et ne constituent plus une contrainte pour la réalisation des marchés, En outre, les administrations clés (environnement, télécoms etc…) sont fortement impliqués dans le processus.

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